A través del presente es un gusto informarles que de conformidad al decreto N°61 de fecha 15 de junio de 2021, el cual entrara en vigencia a partir del día de su publicación en el Diario Oficial y sus efectos finalizaran el día 31 de diciembre de 2021, se aprobaron disposiciones transitorias para permitir la realización de Juntas y Asambleas Generales de las personas jurídicas, por videoconferencia u otros medios tecnológicos.
La normativa establece que las Juntas o Asambleas Generales de Accionistas de todo tipo de personas jurídicas, podrán realizarse por videoconferencia o mediante el uso de cualquier medio tecnológico que garantice las medidas de seguridad y confidencialidad para la participación de sus miembros, aplicando lo dispuesto en los incisos segundo y tercero del artículo 258 del Código de Comercio.
Además de lo establecido en el artículo 258 del Código del Comercio que hace referencia a las sesiones de Junta Directiva, indica que estas podrán celebrarse a través de videoconferencias, cuando alguno o algunos de sus miembros o la mayoría de ellos se encontraren en lugares distintos, dentro o fuera del territorio de la República. De la responsabilidad de grabar por cualquier medio que la tecnología permita la videoconferencia y hacer una transcripción literal de los acuerdos tomados y asentar en el libro de actas correspondiente se deberá considerar lo siguiente:
- Que el lugar de la celebración de la junta se entenderá celebrada en el domicilio de la entidad.
- Que es responsabilidad de la administración de cada entidad aprobar los lineamientos de participación, quórum, detalle sobre los puntos a abordar, ejecución de los mismos y el voto de forma electrónica; lineamientos que deberán ser informados por cualquier medio a los miembros.
- Que el medio tecnológico a utilizar por las entidades garantice las medidas de seguridad, disponibilidad, integridad y confidencialidad de la información generada, y;
- Que los medios tecnológicos a utilizar demuestren, garanticen y acrediten fehacientemente la identidad personal de cada participante.
Para el caso de las representaciones a las que hace referencia el artículo 131 del Código de Comercio en el cual se establece que los accionistas podrán hacerse representar en las asambleas por otro accionista o por persona extraña a la sociedad, y que no esté establecida la forma en la escritura social o los estatutos, antes de la sesión deberá remitir la carta de representación en forma digital al representante legal o administrador de la persona jurídica y se deberá hacer constar en el acta de quorum las cartas de representación.
Para cualquier necesidad o asesoría legal sobre este tema, los profesionales en el área corporativa es Mayora & Mayora están a su disposición. Para más información, pueden buscarnos a través de nuestros teléfonos detallados en nuestro sitio web www.mayora-mayora.com.
